omroep flevoland

De mailboxenaffaire in Almere is aanleiding geweest voor andere gemeenten in Flevoland om onderzoek te doen binnen de eigen organisatie. De conclusie van de andere gemeenten is dat ze alle mails archiveren volgens de geldende procedures. Maar ze vinden het onduidelijk of (na de archivering dus) de mailboxen van bestuurders en ambtenaren bewaard moeten blijven of niet. Sommige gemeenten hebben de mailboxen gewist, anderen hebben ze voor de zekerheid toch bewaard.

De gemeente Noordoostpolder is het beste jongetje van de klas wat het archiveren betreft. Deze heeft de beoordeling adequaat gekregen van toezichthouder provincie Flevoland. De andere gemeenten in onze provincie scoren redelijk adequaat, met uitzondering van Almere. Die gemeente krijgt de slechtste beoordeling: niet adequaat.

Selectielijsten als basis
Ambtenaren en bestuurders moeten zelf zorgen voor een correcte archivering van hun mailverkeer. Dat archiveren gebeurt aan de hand van zogenoemde selectielijsten. Sommige mails kunnen al na een jaar de prullenbak in, terwijl andere mails voor een langere periode of misschien wel permanent bewaard moeten worden in het archief. Of de ambtenaren of bestuurders die archivering ook correct doen, is niet bekend. Dat moet worden gecontroleerd door de gemeentelijke archivaris en de provincie.

Duidelijk is in elk geval dat er nog veel moet gebeuren om het archiveren tussen de oren van bestuurders en ambtenaren te krijgen. "Het is gebleken dat het een paar jaar tijd kost om de zaken goed op orde te krijgen. Het is immers niet een kwestie van een knop omzetten. Het moet én digitaal goed worden ingeregeld én het heeft een gedragscomponent", schrijft de gemeente Dronten.

Richtlijnen duidelijk
Het Flevolands Archief geeft het advies de richtlijnen te volgen van het Rijk en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Dat houdt in: de complete mailboxen van sleutelfiguren permanent bewaren en van medewerkers voor een periode van tien jaar.