omroep flevoland

De gemeente Lelystad moet de geheimhoudingsprocedure van dossiers verder verbeteren. Tot die conclusie komt de eigen rekenkamer van de gemeente op basis van een onderzoek dat de rekenkamer heeft laten doen.

Wel blijkt uit het onderzoek dat raadsleden, wethouders en ambtenaren tevreden zijn over de geheimhouding in het algemeen bij de gemeente. De aanbevolen verbeteringen zijn dan ook niet gebaseerd op misstanden.

Motivatie
Eén van de belangrijkste verbeterpunten is de motivering voor geheimhouding van een dossier. Deze is sóms volledig verantwoord en compleet, maar in andere gevallen is er nauwelijks onderbouwing.

Volgens voorzitter Robert Douma van de rekenkamer is het belangrijk dat goed wordt aangegeven waarom een stuk geheim moet blijven. Anders kost het op een later moment veel uitzoekwerk als de gemeenteraad of de pers om bepaalde stukken vraagt.

Geheimhouding reikt soms te ver
Verder wordt er nog te vaak een volledige geheimhouding op een dossier gelegd, terwijl dit maar deels noodzakelijk is. Als geheimhouding is gevraagd wordt in sommige gevallen het hele dossier geheim verklaard zodat niet per onderdeel afzonderlijk hoeft te worden bekeken of dit nodig is. Dat is gemakkelijker en kost minder tijd.

Ook moet duidelijker worden welke dossiers geheimhouding hebben. Dit is nu nog niet goed centraal geregistreerd. Daardoor kan het gebeuren dat mensen zelfs onbedoeld over dossiers praten waar geheimhouding op zit.

Correcte procedures
De rekenkamer hecht grote waarde aan correcte procedures en naleving daarvan. Dat heeft met transparantie te maken. Het uitgangspunt is dat zoveel mogelijk dossiers volledig toegankelijk zijn. Is geheimhouding wel vereist, dan moet dit goed worden beargumenteerd. Anderzijds is de geheimhouding die noodzakelijk is, ook beter gewaarborgd als de procedures er omheen strikt zijn en worden nageleefd.

Volgens de rekenkamer zit een ongeluk in een klein hoekje en kunnen er ook onbedoeld gemakkelijk problemen ontstaan met geheimhouding. Dit was reden voor het onderzoek. Voor zover bekend liggen er geen grote problemen met geheimhouding bij Lelystad aan ten grondslag.

Zakelijke belangen
Het onderzoek is gedaan naar geheimhouding in de jaren 2018 tot en met 2022. In die jaren heeft het college 285 keer geheimhouding opgelegd. Deze onderwerpen of dossiers zijn ook niet bij de raad terechtgekomen. De raad zelf heeft in vier jaar tijd 41 keer geheimhouding opgelegd. De geheimhouding kan voor allerlei dossiers en onderwerpen van toepassing zijn, maar bijvoorbeeld ook voor mailverkeer. Het gaat vaak om bescherming van personen of zakelijke belangen.

Het is nu aan de raad om het onderzoek op de agenda te zetten. De aanbevelingen kunnen worden overgenomen, maar dit is niet verplicht.