Complete mailboxen gewist bij gemeente Almere
Bij de gemeente Almere zijn complete mailboxen gewist van wethouders en managers, waardoor belangrijke informatie niet meer te achterhalen is. Het gaat om bijvoorbeeld toezeggingen en afspraken van wethouders. Dat werd bekend doordat Omroep Flevoland een Wet openbaarheid van bestuur verzoek (WOB-verzoek) indiende. Het vernietigen van mailboxen maakt het onmogelijk de gemeente achteraf te controleren.
Ambtenaren moeten in principe bij elke mail die ze ontvangen, kijken of ze deze voor korte of langere tijd moeten bewaren. Belangrijke berichten over bestuurlijke aangelegenheden of bijvoorbeeld contracten moeten 10 jaar bewaard blijven. Reden hiervoor is dat je als burger of bijvoorbeeld journalist achteraf moet kunnen kijken hoe bepaald beleid tot stand gekomen is.
Waarom de mails zijn gewist is onduidelijk. Het wissen van de mail van een vertrekkende medewerker mag bijvoorbeeld niet. Ook een reden als ‘de schijven raken vol’ is geen argument. Een back-up van de mail was er ook niet meer.
Al langer problemen
Dat het hommeles is bij de gemeente wat de archivering betreft, is al een jaar bekend. De provincie heeft toen als toezichthouder Almere op het matje geroepen. Er is een verbeterplan gemaakt dat 1,3 miljoen euro kost. De provincie houdt de vinger aan de pols. De gemeente Almere wil geen antwoord geven op vragen van Omroep Flevoland of er nog meer mailboxen zijn vernietigd en hoe het met het verbeterplan gaat.
Het wissen van de mailboxen kwam aan het licht toen Omroep Flevoland een WOB-verzoek deed naar de problemen binnen de gemeente bij de overgang van Windows 7 naar een nieuwere versie van het besturingssysteem. Ontwikkelaar Microsoft gaf in 2015 vijf jaar de tijd om te wisselen. Na die vijf jaar stopten de updates met alle veiligheidsrisico's van dien. Vanaf dat moment hadden hackers eventueel makkelijker digitaal kunnen inbreken bij de gemeente. Toch draaiden begin 2020 nog 150 computers in het stadhuis op het verouderde systeem. En dat is opmerkelijk, want in 2015 verscheen er een nog een vernietigend rapport over het computerbeleid van de gemeente. Toen was al duidelijk dat Almere ook bij een eerder nieuw besturingssysteem te traag reageerde.
"Op grond van de Wob moeten de gevraagde documenten bij binnenkomst van een verzoek om informatie feitelijk onder de gemeente berusten of alsnog kunnen worden achterhaald. Naar aanleiding van uw verzoek hebben wij onderzoek uitgevoerd naar de documenten in de (oude) mailboxen van de door u in het Wobverzoek genoemde oud-afdelingsmanagers van ICTAR.
Hoewel hier niet direct om is gevraagd hebben wij ook onderzoek gedaan naar de mailboxen van oud bestuurders/portefeuillehouders. Hiervoor hebben wij de via de ICT-afdeling onze systemen geraadpleegd, navraag gedaan bij de bestuurssecretariaten en de betrokken ICT-leverancier.
De betrokken leverancier heeft schriftelijk aangegeven dat de mailboxen van de betreffende oud-afdelingsmanagers en oud-bestuurders enkele maanden na hun vertrek zijn verwijderd en niet meer via een back-up konden worden achterhaald. Nu wij niet meer over de genoemde mailboxen beschikken, kunnen wij eventuele informatie daaruit, voor zover deze binnen de reikwijdte van uw verzoek valt, niet verstrekken.
Daarnaast beschikt de gemeentesecretaris niet over documenten die binnen de scope van uw verzoek vallen. Deze documenten kunnen wij u dan ook niet verstrekken. Voorts vraagt u om WhatsApp-, voice- en video- danwel via andere communicatiekanalen gedeelde bestanden. Wij beschikken niet over dergelijke bestanden in relatie tot het levenseinde van Windows 7 en kunnen u dergelijke bestanden dus niet verstrekken."
Heb jij een tip of opmerking? Stuur de redactie van Omroep Flevoland een bericht op 06 - 52 52 4891 of stuur een mail: rtv@omroepflevoland.nl!
gerelateerde artikelen
-
Provincie versoepelt toezicht op archivering AlmereALMERE
ALMERE • Vrijdag 16 december 2022Gedeputeerde Staten van Flevoland willen het toezicht op het archiefbeheer van Almere versoepelen. Drie jaar geleden werd er verscherpt toezicht ingesteld toen bleek dat er veel mis was met de archive...
-
Archivering papieren archief Almere op stoomALMERE
ALMERE • Zondag 12 december 2021De gemeente Almere zegt goed op weg te zijn met de archivering van gemeentelijke documenten en het beheer van mailboxen. Dat staat in een raadsbrief. Almere staat onder verscherpt toezicht van de prov...
-
Reconstructie: Burgemeester greep pas na maanden in bij mailboxaffaireALMERE
ALMERE • Maandag 06 september 2021Burgemeester Franc Weerwind van Almere wist in november vorig jaar al dat er complete mailboxen van vertrokken wethouders en topambtenaren waren gewist, maar hij ondernam op dat moment geen actie om d...
recent nieuws
-
Zuid-Hollandse wc-borstel van de toekomst met Flevolands geld ontwikkeldFLEVOLAND
FLEVOLAND •Geld uit Flevoland, dat is bedoeld voor het ondersteunen van bedrijven in deze provincie, komt hier niet altijd terecht. Dat blijkt uit onderzoek van Omroep Flevoland. In 2021 werd er risicodragend ka...
-
70 jaar na dé ramp: Hoe Urker vissers duizenden levens redden in Zeeland URK
URK •Als je een wandeling maakt langs de havens van Urk, loop je er vermoedelijk zomaar voorbij. Naast één van de oude scheepswerven ligt een scheepje van de historische bottervloot: de UK-141 'Jacob'. Zo...
-
Politiek heeft grote zorgen over Flevolands stikstofdossierFLEVOLAND
FLEVOLAND •Politieke partijen in Flevoland maken zich grote zorgen of de provincie op tijd de stikstofproblemen in onze regio kan oplossen. Ook vinden ze dat snel duidelijk moet worden hoeveel de landelijke over...