omroep flevoland

Het verwijderen van e-mailboxen van oud-managers en oud-wethouders bij de gemeente Almere is schrikbarend. Dat zegt hoogleraar Archiefwetenschap Charles Jeurgens van de Universiteit van Amsterdam. Jeurgens reageert op een onderzoek van Omroep Flevoland, waaruit blijkt dat complete mailboxen van de gemeente Almere verwijderd en vernietigd zijn.

"Als een hele mailbox van oud-bestuurders verwijderd wordt en niet alleen losse mails, dan is dat een hele gekke keuze. Want de archiefwet staat toe dat er informatie verwijderd en vernietigd wordt, maar daar zijn selectielijsten voor. En die lijsten gaan niet over hele boxen. Je kunt het vergelijken met een kast, daarvan zeg je ook niet 'die vernietigen we', zonder dat je weet wat erin zit."

De archiefwet geeft aan hoe er vernietigd mag worden en hoe lang informatie bewaard moet blijven. In principe moet alle informatie die door ambtenaren en bestuurders wordt ontvangen en gemaakt, bewaard blijven. En dat betekent dat er niet zomaar op eigen houtje dingen weggegooid of vernietigd mogen worden. Ook niet als iemand niet langer werkzaam is in die gemeente. Reden is dat dit de rechten van de burger kan raken. "Het zou toch gek zijn als ik zaken heb gedaan met een bestuurder en als die vertrekt, dat dan alles weg is. Want misschien is de zaak nog helemaal niet afgehandeld. Aan die informatie kunnen bijvoorbeeld verplichtingen of rechten hangen, die ook jaren nadat iemand vertrokken is rechtsgevolgen kunnen hebben", legt Jeurgens uit.

Aantasting van rechtszekerheid
Als e-mails met alle bijlagen vernietigd zijn, kan een burger of journalist niet meer achterhalen hoe bepaald beleid tot stand is gekomen. "Dat tast de verantwoordelijkheidsverplichting én de transparantie van een gemeente aan. Het heeft te maken met onze rechtsstaat en rechtszekerheid. Dat is een groter maatschappelijk doel dan alleen het belang van een individuele burger", zegt Jeurgens.

Jeurgens vindt dat een overheid niet op deze manier om mag gaan met mailboxen, die altijd vol zitten met allerlei informatie. "Het heeft te maken met een bepaalde bedrijfscultuur en een soort gemak, nonchalance. Het is heel kwalijk wat hier gebeurt en daarom moet de Inspectie hier veel forser gaan optreden. En de gemeenteraad heeft hierin een belangrijke rol, want die moet het bestuur hierop aanspreken."

Toezichthouder niet ingelicht
De gemeente Almere overtreedt al langer de archiefwet. De provincie heeft de gemeente daar op aangesproken en houdt toezicht. Ook is er een verbeterplan gemaakt dat 1,3 miljoen euro kost. Maar de gemeente heeft de provincie niet geïnformeerd over het feit dat complete mailboxen weg zijn. Ook komt er geen antwoord op vragen van Omroep Flevoland over hoe het met het verbeterplan gaat.