omroep flevoland

De omvang van de Almeerse mailboxaffaire is nog veel groter dan tot nu bekend was. Dat blijkt op basis van nieuwe informatie. De complete boxen van zowel (oud-)bestuurders als topambtenaren van de gemeente Almere zijn over een periode van 13 jaar verdwenen. De reden hiervan is dat de archivering van de mailboxen te duur bleek te zijn voor de gemeente.

Dit blijkt uit een mailwisseling tussen de gemeente Almere en ICT-leverancier Fujitsu. Deze mailwisseling is in handen van Omroep Flevoland en is onder dit nieuwsbericht te lezen. De leverancier schrijft: "Nee, vanuit Fujitsu archiveren wij geen mailbox data, dit is een besluit uit het verleden waarbij er gekozen is om niet te archiveren. Er zijn namelijk kosten aan verbonden."

Van de jaren 2006 tot en met 2019 is veel weg. Zeker is dat de mailboxen van de huidige wethouder Julius Lindenbergh en oud-burgemeester Annemarie Jorritsma er niet meer zijn. Ook de mailboxen van oud-wethouders Jaap Lodders en Mark Pol zijn verdwenen. Hetzelfde geldt voor die van een oud-gemeentesecretaris.

Ambtenaren moeten in principe bij elke mail die ze ontvangen, kijken of ze deze voor korte of langere tijd moeten bewaren. Belangrijke berichten over bestuurlijke aangelegenheden of bijvoorbeeld contracten moeten 10 jaar bewaard blijven. Reden hiervoor is dat je als burger of bijvoorbeeld journalist achteraf moet kunnen kijken hoe bepaald beleid tot stand gekomen is. Dit is allemaal geregeld in de Archiefwet, waar de gemeente zich dus niet aan heeft gehouden.

Alleen nog momentopnames beschikbaar
De leverancier is gevraagd door de gemeente alles op alles te zetten om de mailboxen te achterhalen, omdat de kwestie 'op bestuurlijk niveau is beland'. De ernst blijkt uit de volgende zinssnede: "Hierbij het urgente verzoek om nogmaals te checken of wij op welke wijze dan ook, enige mailbox data/archieven/backup hebben van de 5 genoemde personen van de periode 2006 t/m 06-12-2019. Wij doen een beroep op de technische expertise van Fujitsu, om na te gaan of er d.m.v. out of the box oplossingen o.i.d. toch nog aan de gevraagde data gekomen kan worden?"

Maar zelfs gegevens uit de cloud halen, bleek volgens Fujitsu niet meer mogelijk. "Wij hebben vandaag het onderste uit de kan gehaald.", aldus het bedrijf. Het enige wat Fujitsu nog kon doen in juni 2020, is momentopnames maken van de drie maanden daarvoor. Het gaat dan om een overzicht van de inbox van de gebruikers. Dus niet om de e-mails zelf. In een interne mail schrijft de gemeente: "Online mailboxen (exchange online) is ook doorgespit en d.m.v. powershell scripts is er gekeken naar het terughalen van oude mailbox archieven, NIET beschikbaar is het eindresultaat."

De gemeente heeft nog steeds geen antwoord gegeven op de vraag wélke mailboxen er allemaal zijn verwijderd. Dankzij de mailwisseling is er nu enige duidelijkheid, maar het zou dus kunnen dat er nog veel meer gewist is.

Onduidelijkheid over toezicht op gemeente Almere
De provincie Flevoland houdt toezicht op de gemeentes als het gaat om archiveren. Vorig jaar riep de provincie de gemeente Almere al op het matje. Er is een verbeterplan gemaakt dat 1,3 miljoen euro kost. De gemeente had de provincie niet ingelicht dat de mailboxen zijn vernietigd. Omroep Flevoland heeft het verbeterplan opgevraagd bij de provincie, maar dit nog niet gekregen. Het is op dit moment niet duidelijk hoe het nu met het verbeterplan en het toezicht staat.

'Niet meer bereikbaar'
Eerder schreef het college van burgemeester en wethouders in een raadsbrief dat de mailboxen niet gewist, maar alleen 'niet meer bereikbaar' waren. Uit deze nieuwe stukken blijkt dat ze wel degelijk gewist zijn en niet meer zijn te achterhalen. Het wissen van de mailboxen kwam aan het licht toen Omroep Flevoland een Wob-verzoek deed naar de problemen binnen de gemeente bij de overgang van Windows 7 naar een nieuwere versie van het besturingssysteem.