omroep flevoland

Verschillende e-mailboxen van oud-bestuurders in Almere, waarvan de gemeente zei dat die gewist waren, blijken alsnog te zijn gevonden. Dat laat het college van B en W woensdagavond weten. Het gaat om de e-mailboxen en bestanden van 17 personen. Onduidelijk is of het de volledige inhoud betreft, of slechts een beperkt gedeelte. Daarnaast is er wel degelijk een aantal e-mailboxen niet bewaard, zo schrijft het college.

Dat e-mails van oud-wethouders en topambtenaren niet meer beschikbaar waren kwam aan het licht toen Omroep Flevoland in een Wob-procedure documenten opvroeg. De reactie van de gemeente was dat e-mails van oud bestuurders niet overhandigd konden worden. De letterlijke verklaring luidde dat mailboxen na hun vertrek "zijn verwijderd en niet meer via een back-up konden worden achterhaald." Dat is in strijd met de Archiefwet. Die schrijft namelijk voor dat e-mails van bestuurders opgeslagen moeten worden.

Wisselende definities
Na de publicatie van dit nieuws door Omroep Flevoland gebruikte het college van B en W vorige week plotseling andere termen. Namelijk "niet meer bereikbaar" en "niet toegankelijk." In de mededeling van woensdagavond wordt de situatie opnieuw anders omschreven. Dit keer valt de term vernietigd. "Op het moment van het versturen van de raadsbrief op 9 maart 2021 was onze informatie dat deze mailboxen vernietigd waren."

Plotseling weer opgedoken
Het college van B en W zegt gisteravond (dinsdag 16 maart) te zijn geïnformeerd dat een deel van de mailboxen die bewaard hadden moeten blijven, alsnog zijn gevonden. Op dit moment wordt in beeld gebracht over welke periode en van welke oud-bestuurders en oud-medewerkers de mailboxen terug te vinden zijn. "Dit dient per betreffende persoon te worden bekeken. Het vervolgens inventariseren van de bewaarde inhoud uit de alsnog gevonden mailboxen is een zorgvuldig proces. Het inventariseren bestaat uit het achterhalen of de mailbox volledig of gedeeltelijk aanwezig is. Bij deze inventarisatie moet rekening worden gehouden met privacywetgeving (AVG)."

De 17 oud-bestuurders waarvan bestanden zijn gevonden beslaan niet de volledige omvang. Er wordt op dit moment nog gezocht naar mailboxen van een onbekend aantal andere personen.

Verder geeft het college aan dat de mailbox van huidig wethouder Julius Lindenbergh volledig aanwezig is. In documenten die aan Omroep Flevoland zijn overhandigd tijdens de Wob-procedure stond zijn naam in het lijstje met personen waarvan de mailbox juist niet meer volledig beschikbaar zou zijn.

'Reconstructie met e-mails van andere ambtenaren'
Voor een onbekend aantal personen geldt dat de mailboxen nergens meer terug te vinden zijn. Het college zegt te zijn geïnformeerd dat die door middel van speciale software alsnog grotendeels te reconstrueren zijn. Dat moet dan gebeuren op basis van verzonden en ontvangen berichten in de mailboxen van overige ambtenaren. E-mails tussen oud-bestuurders en mensen buiten de gemeente zijn op deze manier echter niet terug te krijgen.

Of er daadwerkelijk tot deze stap wordt overgegaan staat nog niet vast. "Het op deze manier reconstrueren van niet bewaarde mailboxen is een proces dat wij mogelijk in gang kunnen zetten, indien wij weten voor welke mailboxen dit nodig is. Dit betreft een proces dat ongeveer drie weken zal vergen, mede doordat ook hierbij rekening gehouden moet worden met privacywetgeving."

B en W sorteert voor op uitstel van debat
Het college van B en W zegt ongeveer drie weken nodig te hebben om de gevolgen van de recente informatie te onderzoeken. Het lijkt erop dat daarmee wordt aangedrongen op uitstel van het debat dat de gemeenteraad donderdagavond wil voeren. "Op basis van de nieuwe informatie kunnen wij op dit moment veel (inhoudelijke) vragen die door uw raad gesteld zijn niet of niet volledig beantwoorden. Daarnaast roept deze informatie nieuwe vragen op."

Te lezen valt verder dat het college van B en W de gang van zaken rond de bewaring van e-mailboxen ten zeerste zegt te betreuren. "Wij spannen ons tot het uiterste in om naar de gewenste en benodigde situatie te komen. Daartoe zullen wij de schade die in het verleden is ontstaan waar mogelijk herstellen en zetten wij ons maximaal in om herhaling in de toekomst te voorkomen."